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Delphi: Cómo instalar y manejar AjpdSoft Gestión Integral
Publicamos la aplicación AjpdSoft Gestión Integral open source (con código fuente incluido en Borland Delphi 6) completamente gratuita. Aplicación en fase beta y de depuración pero funcional, desarrollada para empresas que necesiten gestionar los partes de trabajo de sus técnicos y facturar a clientes. Permite gestionar incidencias (tareas, solicitudes), partes de trabajo, albaranes de proveedores, facturación (facturar a clientes y facturas de proveedores), cobros, pagos, cheques/pagarés, contactos, notas, caja, material (control de stock). Explicamos en este tutorial cómo instalarlo, cómo configurarlo, cómo manejarlo y los detalles técnicos para desarrolladores de software.
Características más importantes de AjpdSoft Gestión Integral
Requisitos para ejecutar AjpdSoft Gestión IntegralAjpdSoft Gestión Integral utiliza como motor de base de datos MySQL Server, por lo tanto el requisito más importante es disponer de un servidor con MySQL Server instalado. Dicho motor de base de datos es gratuito y puede instalarse en casi cualquier equipo (por simple que sea), tanto en sistemas operativos Linux como Windows. A continuación mostramos algunos tutoriales donde explicamos cómo instalar este motor de base de datos paso a paso:
AjpdSoft Gestión Integral realiza una conexión nativa al servidor de MySQL Server por lo que no requiere de ODBC ni de BDE instalado en el equipo, es suficiente con disponer de la librería dll libmysql41.dll que se incluye en la descarga. AjpdSoft Gestión Integral está desarrollado para sistemas operativos Microsoft Windows, por lo que podrá ejecutarse en Windows 98, Windows ME, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 2000 Server, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2012. AjpdSoft Gestión Integral ha sido testeada en sistemas operativos Linux usando Wine, por lo que puede ejecutarse perfectamente en casi todas las distribuciones de Linux. En el siguiente tutorial explicamos cómo instalar y configurar Linux usando Wine para ejecutar aplicaciónes de Windows en Linux: Como último requisito la aplicación AjpdSoft Gestión Integral requiere de un catálogo (base de datos) con sus tablas correspondientes creado en el servidor MySQL Server. En la siguiente sección de este tutorial explicamos cómo crear este catálogo en un servidor MySQL Server:
Crear base de datos MySQL con tablas para aplicación AjpdSoft Gestión IntegralEn primer lugar instalaremos MySQL Administrator, es un software gratuito de MySQL que podemos descargar desde su web oficial en la URL:
Una vez descargado ejecutaremos el fichero mysql-gui-tools-5.0-r17-win32.msi: Se iniciará el asistente para instalar MySQL Tools for 5.0, pulsaremos "Next": Leeremos los términos de licencia, si estamos de acuerdo marcaremso "I accept the terms in the license agreement" y pulsaremos "Next": Elegiremos la carpeta de destino de la instalación y pulsaremos "Next": Seleccionaremos "Complete" (instalará varias herramientas como MySQL Query Browser, MySQL Migration Toolkit, MySQL Administrator y MySQL System Tray Monitor), pulsaremos "Next": Pulsaremos "Install" para instalar definitivamente MySQL Tools (que incluye MySQL Administrator): Pulsaremos "Finish": Una vez instalado ejecutaremos "MySQL Administrator" (desde "Inicio" - "Todos los programas" - "MySQL" - "MySQL Administrator". Introduciremos los datos de conexión al servidor de MySQL:
Si la conexión es correcta al servidor MySQL se iniciará MySQL Administrator, pulsaremos en "Restore" y en "Open Backup File": En la descarga de AjpdSoft Gestión Integral, en la carpeta "script sql", seleccionaremos el fichero "script_MySQL_Administrator.sql" y pulsaremos "Abrir": El fichero anterior contiene todas las consultas SQL necesarias para crear las tablas e insertar los registros necesarios para el arranque de la aplicación AjpdSoft Gestión Integral. Indicaremos ahora los siguientes datos:
Pulsaremos en "Start Restore": Si todo es correcto el asistente para crear un nuevo catálogo nos indicará que el proceso ha finalizado con "The restore operation was finished successfully: Desde "Catalogs", seleccionando el catálogo creado anteriormente "bdgestion" podremos ver las 52 tablas necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicación AjpdSoft Gestión Integral. Cerraremos MySQL Administrator e iniciaremos la aplicación:
AjpdSoft Gestión IntegralSi ya disponemos del servidor de MySQL Server y de la base de datos (como indicamos aquí), ejecutaremos el fichero "gestionInfo.exe":
La aplicación AjpdSoft Gestión Integral realiza un inicio de sesión solicitando usuario y contraseña. En el primer inicio de sesión se deben indicar los datos de conexión al servidor de MySQL Server, para ello pulsaremos en "Opciones" e introduciremos los siguientes datos en la pestaña "Base de datos":
En el primer inicio de sesión, si hemos instalado el script de creación de la BD que se adjunta en la descarga, introduciremos como usuario para acceder "admin" y como contraseña "ajpdsoft", una vez introducidos todos los datos pulsaremos "Iniciar": Configuración inicial AjpdSoft Gestión IntegralEn primer lugar crearemos un usuario para acceso a la aplicación (para no usar el usuario "admin"). Para ello pulsaremos en el menú "Herramientas" - "Usuarios": Pulsaremos en el botón "Añadir" para insertar un nuevo usuario e introduciremos los datos:
Una vez creados los usuarios que tendrán acceso a la aplicación accederemos a los datos de configuración para personalizar AjpdSoft Gestión Integral, desde el menú "Herramientas" - "Configuración": En la pestaña "Valores por defecto" seleccionaremos todos los datos que se rellenarán de forma predeterminada si no se especifica otro dato, por ejemplo:
Desde la pestaña "Datos empresa" introduciremos los datos que aparecerán en los distintos informes y listados (como las facturas a clientes, presupuestos). Si la empresa dispone de logotipo también podremos indicar la ubicación del fichero de imagen jpeg: Desde la pestaña "Facturas" indicaremos el formato de la numeración de la factura con el orden del número, serie y año: En la pestaña "Servidor email" indicaremos los datos de conexión al servidor SMTP para envío de mails de notificación desde AjpdSoft Gestión Integral: Tras configurar la aplicación, introduciremos los técnicos de nuestra empresa (empleados que reparan averías, realizan instalaciones, etc.). Para ello accederemos al menú "Incidencias" - "Técnicos": Pulsando en el botón "Añadir" podremos insertar todos los técnicos de la organización: Es importante, como hemos comentado anteriormente, que exista un técnico "Indeterminado" o "Sin especificar" y que establezcamos su código en la ventana anterior de configuración, en "Cód. Indeterminado". De esta forma la aplicación podrá realizar los cálculos en las facturas cuando se añade un parte de trabajo de uno o varios técnicos.
Módulos de la aplicación AjpdSoft Gestión IntegralIncidencias, solicitudes, reparacionesDesde el menú "Incidencias" - "Incidencias" podremos dar de alta y consultar las solicitudes e incidencias de los clientes de la empresa. Este módulo sirve para gestionar las averías, trabajos de mantenimiento, reparaciones y cualquier acción susceptible de ser recordada para su solución. Es un módulo al estilo helpdesk, los usuarios de la aplicación dan de alta sus incidencias para llevar un control de las intervenciones que tienen que realizar: Los datos que podemos almacenar para su posterior consulta en el módulo "Incidencias" de AjpdSoft Gestión Integral son:
Todos los módulos importantes de la aplicación AjpdSoft Gestión Integral incluyen la posibilidad de adjuntar ficheros e incluirlos en la base de datos, de forma que serán consultables desde cualquier parte del mundo si se ha configurado apropiadamente el servidor de MySQL: Todos los módulos importantes de la aplicación también incluyen posibilidad de envío de mail nativo (no necesita cliente de correo electrónico instalado) para notificaciones a técnicos, usuarios, clientes:
ProyectosEste módulo de Proyectos se encuentra en fase beta, está desarrollado para gestionar todas las tareas realizadas y a realizar en un determinado proyecto correspondiente a un determinado cliente: Entrada/Salida de equiposDesde este módulo podremos gestionar la entrada de equipos para reparación al departamento técnico y su posterior salida. Con los datos: Fecha entrada, Fecha Salida, Cliente, Técnico entrada, Técnico salida, Recurso, Equipo, Incidencia, Tareas a realizar, Resolución - Tareas realizadas: Terceros (clientes, proveedores)Gestión de terceros de la aplicación: clientes, proveedores, servicios. Desde este módulo podremos añadir y consultar todos los proveedores y clientes con los que trabaja la empresa. Con los datos: Nombre factura, Nombre consulta, DNI/CIF, Fecha alta, Tipo (Cliente, Proveedor, Otro), Riesgo máximo, Precio hora (precio que se usará cuando se le facture un parte de trabajo con intervención de algún técnico), Deuda alcanzada, Precio km, Porcentaje descuento, Cuenta bancaria, Forma de pago, datos de contacto, datos para pie de factura (en el caso de clientes):
Partes de trabajoEste módulo es importante, en él se darán de alta todos los partes de trabajo que los técnicos hayan realizado en las distintas intalaciones de los clientes. Partes de reparaciones de averías, de intervenciones de mantenimiento, de resolución de incidencias, etc. En la primera pestaña del parte de trabajo indicaremos:
Desde la pestaña "Tareas realizadas" añadiremos todas las acciones que los técnicos hayan realizado para resolver la incidencia o intervención. La aplicación AjpdSoft Gestión Integral permite establecer acciones (tareas habituales) predeterminadas para cada tarea realizada, así como indicar el equipo que ha producido la intervención: Si se ha empleado material para la resolución del parte de trabajo deberemos especificarlo en "Material empleado": Desde los partes de trabajo de AjpdSoft Gestión Integral podremos generar (imprimir) un albarán con los importes indicados: También podremos imprimir el parte de trabajo (sin importes):
Formas de pagoDesde este módulo podremos gestionar las formas de pago para clientes, así como los días de vencimiento (este valor se tendrá en cuenta para la fecha de vencimiento de las facturas a clientes):
AccionesMódulo de acciones o tareas habituales realizadas en las intervenciones de los partes de trabajo: Facturas a clientesMódulo importante de la aplicación donde daremos de alta todas las facturas, presupuestos, albaranes y facturas proforma para los clientes. Desde la pestaña "Factura" indicaremos el cliente, la serie, el número (se generará automáticamente), la fecha de la factural, fecha de vencimiento (se generará automáticamente a partir de la forma de pago establecida para el cliente): Podremos añadir cada línea de la factura (detalle) a partir de:
Desde la pestaña "Otros datos" podremos controlar si la factura fue imprimida, si fue enviada, la fecha de envío y si se tendrá en cuenta para hacienda: Desde la factura podremos imprimir una factura al uso, oficial (con todos los importes, IVA y demás): Podremos imprimir en formato albarán (sin los datos de la empresa): En formato "Presupuesto": Y en formato "Factura proforma":
Albaranes de proveedoresPara la gestión de los albaranes de material de los proveedores, con el detalle de todos los materiales/artículos adquiridos, cantidad, precio, importe y la posibilidad de escanear y adjuntar el documento escaneado al albarán:
Facturas de proveedoresTambién podremos dar de alta y consultar todas las facturas de los proveedores de material y servicios:
Artículos, materialGestión de artículos y materiales empleados por los técnicos: nombre, proveedor, familia, marca, modelo, precio de coste, precio de venta, código de barras, stock mínimo, stock actual, código artículo del proveedor, observación: Tipos de gastoPara agrupar los gastos por tipo, desde este módulo podremos dar de alta los tipos de gasto de la empresa (luz, agua, teléfono, material, combustible, dietas, salarios, asesoría, hacienda, seguridad social, seguros):
GastosMódulo para gestionar todos los gastos de la empresa (agua, luz, teléfono, material, asesoría, combustible, salarios). En este módulo podremos gestionar: fecha alta gasto, si es gasto de asesor, si contabiliza, importe de coste, otro importe, proveedor, tipo de gasto, número de factura, número de albarán, pagado, fecha de pago, fecha de vencimiento, observación y ficheros adjuntos:
Pagos a proveedoresMódulo para gestionar los pagos a proveedores (fecha del pago, importe pagado, proveedor, observación y ficheros adjuntos):
Cobros de clientesGestión de los cobros de clientes, cuando los clientes nos realizan un pago por trabajo realizado y facturado. Con: fecha de cobro, importe cobrado, cliente, observación y ficheros adjuntos:
Cheque/PagaréGestión de cheques y pagarés con fecha de alta, fecha de vencimiento, importe, tipo (pagaré, cheque), cliente, banco, cuenta bancaria, IBAN, serie, número: CajaControl de dinero en metálico en la caja fuerte de la empresa: fecha de entrada, técnico que entrega el dinero, concepto, importe y tipo (ingreso, gasto): RecursosGestión de recursos (dispositivos, instalaciones, programas), para agrupar las incidencias (helpdesk) y poder consultar el número de incidencias por recurso. Un recurso puede ser un dispositivo, un equipo, un programa, un lugar de instalación, etc.: Con los datos: fecha, nombre, tipo, versión, fecha inicio, fecha fin, horas desarrollo, fecha entrega, fase, importe coste, importe venta, fecha compra, fecha fin garantía, número factura, código inventario, código tercero, observación, descripción técnica.
Dominios webPodremos gestionar también los dominios web registrados para nuestra empresa y registrados para nuestros clientes (fecha alta, dominio, cliente, proveedor, importe coste, importe venta, fecha cobro, fecha vencimiento, tipo alojamiento, ip):
ContactosGestión de agenda telefónica centralizada para todos los usuarios de la empresa. Contactos de la organización (asesores, proveedores, clientes):
NotasAnotaciones, datos, información para resolver determinadas tareas, documentación, manuales: Otras utilidades de AjpdSoft Gestión IntegralDesde el menú "Herramientas" - "Contadores" podremos consultar y modificar manualmente los contadores de la aplicación para generar los números de facturas y partes automáticamente: Desde el menú "Herramientas" - "Informes" - "Ejecución SQL" podremos ejecutar consultas SQL personalizadas y exportar los resultados a Excel. Por ejemplo, para obtener el importe total facturado a cada cliente:
Desde el menú "Herramientas" - "Utilidades BD" podremos obtener el script de creación de las tablas MySQL, optimizar las tablas, analizar las tablas: Vaciar las tablas (desde la pestaña "Vaciar tablas"). Este proceso es muy delicado pues eliminará todo el contenido de las tablas seleccionadas, sólo debe usarse en caso de querer eliminar definitivamente el contenido de una o varias tablas: También proderemos cambiar el tipo de una o varias tablas (InnoDB, MyISAM, ISAM, MEMORY, MRG_MYISAM):
Datos técnicos de AjpdSoft Gestión IntegralEsta aplicación ha sido desarrollada en Borland Delphi 6 y utiliza como componentes externos:
En el siguiente enlace indicamos cómo instalar algunos de ellos en Borland Delphi 6: El motor de base de datos utilizado por AjpdSoft Gestión Integral es MySQL Server. Con conexión nativa. Si eres desarrollador de software y te has registrado en nuestra web (si aún no te has registrado puedes hacerlo desde aquí gratuitamente) puedes descargar el código fuente 100% Open Source (completo y totalmente gratuito) en Borland (ahora Codegear) Delphi 6:
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CréditosArtículo realizado íntegramente por Alonsojpd miembro fundador del Proyecto AjpdSoft. Anuncios
Enviado el Sábado, 13 octubre a las 12:58:30 por ajpdsoft
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